Tipps zum Anlegen von Checklisten

Tipps zum Anlegen von Checklisten

Sie haben natürlich die Möglichkeit, Ihre Checklisten per Hand anzulegen: Zum Beispiel, wenn Sie einen Checklisten-Eintrag für ein Dokument erstellen, das Ihnen ein Lieferant zugesendet hat.

Um Ihre Checklisten schnell anzulegen, und sich manuelle Arbeit zu ersparen, macht es jedoch Sinn, sich vorab Gedanken über den Aufbau zu machen - schließlich wissen Sie oft schon vorher, welche Dokumente Sie von einem Lieferanten oder für ein Produkt benötigen.

Eine Variante um die Erstellung der Checklisten enorm zu beschleunigen ist das Gruppieren von Lieferanten und Produkten anhand der benötigten Dokumente.
(Das machen Sie mit Labels in der Dokumenttypen-Liste. Lesen Sie mehr zu Labels hier...)


Tipps für lieferantenbezogene Dokumentation

Lieferantenbezogene Dokumente lassen sich in zwei Arten unterteilen:
Zertifikate und Dokumente, die Sie von allen Ihren Lieferanten anfordern: ISO Zertifikate etc.
Lieferantenbezogene Dokumente, die Sie von Ihren Lieferanten in Abhängigkeit der gelieferten Produkte anfordern: Für einen Lebensmittel-Lieferanten benötigen Sie ein IFS Zertifikat, für den Lieferanten Ihrer Schrauben jedoch gegebenenfalls nicht

Wenn Sie Gruppen für Ihre Lieferanten erstellen, die eine klare Anforderung der Dokumente für alle in der Gruppe enthaltenen Lieferanten darstellen, können wir diese viel einfacher für Sie auf relatico erstellen. Das könnte beispielsweise so aussehen:

Alle Lieferanten benötigen: ISO 9001, ISO 45001, ...
Lieferanten in der Gruppe 'Lebensmittel' benötigen: IFS Zertifikat, Halal Zertifikat, ...

Dann braucht man für einen Lieferanten nur eine Angabe, in welchen Gruppen er sich befindet, und die Checklisten können dann einfach mit den entsprechenden Dokumententypen erstellt werden.

Tipps für produktbezogene Dokumentation

Produkte lassen sich ebenso meist anhand der geforderten Dokumente gruppieren:
Alle Artikel/ Produkte benötigen: Produktspezifikation, ...
Produkte in der Gruppe Rohstoffe benötigen zusätzlich: Allergenerklärung, Ursprungszeugnis, ...
Halal-Produkte benötigen zusätzlich: Halal-Zertifikat, Kosher-Zertifikat, ...
Verpackungen benötigen zusätzlich: Druckschema, Konformitätserklärung Verpackung EU 10/2011 und EU 1935/2004, ...

Auch hier benötigt relatico lediglich die Angabe, in welche Gruppen ein Produkt eingeordnet werden soll, um die Checklistenerstellung zu vereinfachen.

Diese Gruppierungen können dann auch direkt mit Labeln auf den Produkten oder Lieferanten gekennzeichnet werden - mit solchen Gruppierungen werden Sie sich viel Arbeit ersparen!

Aktualisiert am: 24/09/2020